VAT submission

Uit De Vliegende Brigade
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

This article describes in detail the VAT submission process at the site of Belastingdienst.

This article only covers the cases that I am familiar with: The VAT submission for my own business, De Vliegende Brigade (online marketing & IT) and the 'art-business' of somebody else for whom I run the administration.

Overview

De Vliegende Brigade

Currently, I don't deliver outside The Netherlands. I do receive goods and services from within and outside the EU.

Posts Remarks
1a. Leveringen/diensten belast met hoog tarief All my domestic invoices: Revenue (without VAT) & corresponding VAT
4a. Leveringen/diensten uit landen buiten de EU Only when reverse VAT applies
4b. Leveringen/diensten uit landen binnen de EU Only when reverse VAT applies
5b. Voorbelasting The sum of:
  • Domestically incurred pretax
  • Amount from 4a - VAT
  • Amount from 4b - VAT

Art Business

This describes the current situation (2023.07) - Things can easily change here.

Sales

  • Only within The Netherlands and outside EU
  • Within The Netherlands: Always with 21% → 1a: Revenue & VAT
  • Outside EU: Always without any VAT → 3a: Revenue (no VAT), but only when it involves the sale of goods - Not services

Purchases

  • From within The Netherlands →
  • From within the EU → 4b: Revenue & corresponding Dutch VAT. Also include this VAT in 5b
  • From outside EU → 4a: Revenue & corresponding Dutch VAT. Also include this VAT in 5b.

Overview

Posts Remarks
1a. Leveringen/diensten belast met hoog tarief All invoices to customers within NL: Revenue (without VAT) & corresponding VAT
3a. Leveringen naar landen buiten de EU Only revenue is requested, and only when it's about goods, not services
4a. Leveringen/diensten uit landen buiten de EU Only when reverse VAT applies
4b. Leveringen/diensten uit landen binnen de EU Only when reverse VAT applies
5b. Voorbelasting The sum of:
  • Domestically incurred pretax
  • Amount from 4a - VAT
  • Amount from 4b - VAT

Where?

VAT Submissions

Do VAT submissions (BTW-aangiftes) at 

Belastingdienst.nl » Inloggen voor ondernemers » Mijn Belastingdienst Zakelijk

https://mijnzakelijk.belastingdienst.nl/GTService/#/inloggen

Payment

After VAT submission, you can pay through iDeal - I found that very easy, as most fields are already filled-in.

How it works

Screen 1: Introduction

Introduction screen. Nothing to see here - Please move on

Screen 2: Binnenland

Binnenland - Note that Rubriek 2 is also about domestic transactions. I tend to read the title erroneously

Yes, this page is about domestic deliveries, but it also seems to be about EU deliveries when you don't use the Unieregeling - Simply because there is no other place to specify these amounts - To be continued. ⇒ This is probably wrong: It seems that 4b covers those deliveries to EU countries - To be continued.

1a. Leveringen/diensten belast met hoog tarief

  • Usual domestic high rate revenue + corresponding VAT
  • Note that although it has one ID (1a), it corresponds to two entities (as is more often the case when submitting VAT at this site)

Terminology

ID Dutch English
1a - revenue Leveringen/diensten belast met hoog tarief - Omzet Supplies/services taxed at high rate - Revenue
1a - VAT Leveringen/diensten belast met hoog tarief - Omzetbelasting Supplies/services taxed at high rate - VAT

Help text 

Vul in de rechterkolom de omzetbelasting in, en in de linkerkolom de omzet (exclusief btw)
van de goederen en diensten die u tegen het hoge tarief in Nederland levert.

Wilt u weten welke leveringen van goederen en diensten onder het hoge tarief vallen? Ga
naar belastingdienst.nl en zoek op 'btw-tarief'.

MARGEREGELING
Handelt u in gebruikte goederen en maakt u gebruik van de margeregeling? Vul dan in de
rechterkolom de omzetbelasting over de winstmarge in. Als u zowel margeomzet als normale
omzet hebt, telt u de te betalen belasting bij elkaar op. Over een negatieve winstmarge
mag u geen omzetbelasting berekenen.

1b. Leveringen/diensten belast met laag tarief

  • Art-business: Domestic sales of original art works
  • Intra-EU sales - As stated above, when in The Netherlands, this rate would apply.

Terminology

ID Dutch English
1b - revenue Leveringen/diensten belast met laag tarief - Omzet Supplies/services taxed at low rate - Revenue
1b - VAT Leveringen/diensten belast met laag tarief - Omzetbelasting Supplies/services taxed at low rate - VAT

Help text 

Vul in de rechterkolom de omzetbelasting in, en in de linkerkolom de omzet (exclusief btw)
van de goederen en diensten die u tegen het lage tarief in Nederland levert.

Wilt u weten welke leveringen van goederen en diensten onder het lage tarief vallen? Ga
naar belastingdienst.nl en zoek op 'btw-tarief'.

MARGEREGELING
Handelt u in gebruikte goederen en maakt u gebruik van de margeregeling? Vul dan in de
rechterkolom de omzetbelasting over de winstmarge in. Als u zowel margeomzet als normale
omzet hebt, telt u de te betalen belasting bij elkaar op. Over een negatieve winstmarge
mag u geen omzetbelasting berekenen.

1c. Leveringen/diensten belast met overige tarieven, behalve 0%

I never have to use these fields, but I include them here so not to confuse them with deliveries abroad at 0% VAT.

Help text 

Vul hier uitsluitend bedragen in die onder forfaitaire tarieven vallen (bijvoorbeeld de
sport- of bedrijfskantine).

Meer informatie over de forfaitaire tarieven vindt u op belastingdienst.nl.

1d. Privégebruik

So far, I have never used these fields, but it's possible I would.

Help text: 

Vul deze vraag alleen in bij de laatste aangifte van het jaar. Vermeld de omzetbelasting die
u moet betalen over het privégebruik. Hiermee corrigeert u de omzetbelasting die u in het
afgelopen jaar hebt afgetrokken voor goederen en diensten die u geheel of gedeeltelijk privé
hebt gebruikt.

Kijk in de help voor meer informatie over privégebruik van bedrijfsgoederen.

1e. Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast

I never have to use these fields.

Help text: 

Vul hier alleen omzet in over goederen en diensten die u in Nederland levert. Vul hier onder
meer in:

leveringen van goederen en diensten die vallen onder het 0%-tarief
leveringen van goederen en diensten die niet bij u worden belast omdat de belasting wordt
verlegd naar een Nederlandse afnemer
Kijk in de Toelichting bij de aangifte omzetbelasting wanneer u in aanraking kunt komen met
de verleggingsregeling.

VRIJGESTELDE GOEDEREN EN DIENSTEN
Leveringen van goederen en diensten die onder een vrijstelling vallen, hoeft u niet aan te
geven.

GOEDEREN EN DIENSTEN NAAR HET BUITENLAND
Levert u goederen naar of diensten in het buitenland? Vul deze dan in bij 'Prestaties naar
of in buitenland'.

2a. Leveringen/diensten waarbij de omzetbelasting naar u is verlegd

  • I don't think I ever needed to use these posits
  • However, I tended to use this post for international deliveries to me that include VAT. I think that should be included at 4a and 4b and not here.


Help text: 

Vul deze vraag alleen in als:

* er goederen binnen Nederland aan u zijn geleverd waarbij de belasting
  naar u is verlegd
* u diensten hebt afgenomen waarbij een Nederlandse ondernemer de
  belasting naar u heeft verlegd

Als de omzetbelasting naar u is verlegd, moet u als afnemer de belasting betalen. De
leverancier zet geen omzetbelasting op de factuur, maar vermeldt in plaats daarvan 'btw
verlegd'.

De btw rekent u zelf uit. Deze btw mag u vervolgens onder voorwaarden als voorbelasting
aftrekken. Per saldo betaalt u dan geen btw. Toch moet u dit veld en het veld 
'5b Voorbelasting' invullen.

Kijk in de Toelichting bij de aangifte omzetbelasting wanneer u in aanraking kunt komen met
de verleggingsregeling.

Screen 3: Buitenland

  • I never deliver abroad, but the art-business does
  • Both me and the art-business, frequently make use of foreigh services (e.g., courses, software licenses or subcontractors).
Screen 3: Buitenland - Abroad

3a. Leveringen naar landen buiten de EU (uitvoer)

This post might apply to the art-business, but never to me, so far:

  • Note that the help text (below) mentions products, not services and that the name of this field mentions uitvoer, and that field 3b does refer to both products and services - Seems like this is really only about goods and not about services.
  • It would probably only apply to sales of original art works (otherwise, it would be a service)
  • Note that invoices to customers outside the EU, never includes VAT. This counts for both private & business customers
  • How about revenue of services delivered to customers outside the EU? That's simply nowhere asked for.

Help text 

Vul hier het bedrag in van goederen die u hebt uitgevoerd naar landen buiten de EU. Het
gaat hier ook om goederen die onder het stelsel van douane-entrepot worden gebracht.

3b. Leveringen naar of diensten in landen binnen de EU

Might apply to the art-business, but never to me (so far):

  • This is about both goods and services
  • This is about b2b, not about b2c
  • Provided you can prove that the customer is a business and that it has a valid VAT number, you can use the 0% VAT rate
  • The amount that you fill in here, has to be specified in a opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) - submission intracommunautair achievements (ICP)
  • How about invoices to customers within the EU in which VAT is included? → Use the Unieregeling to do VAT submissions in the receiving country. or otherwise include as domestic achievements (1a-1e).

Help text: 

Vul hier het bedrag in van de goederen en diensten die u hebt geleverd binnen de EU (uw
intracommunautaire prestaties). Het gaat hierbij om:

* Goederen die u hebt geleverd aan een ondernemer uit een ander EU-land. U hebt deze
  goederen vervoerd (of laten vervoeren) naar een ander EU-land. De afnemer moet
  omzetbelasting aangeven over de verwerving van deze goederen.
* Eigen goederen die u hebt overgebracht naar een ander EU-land
* Diensten die u hebt geleverd aan een ondernemer in een ander EU-land. Deze ondernemer
  moet in zijn eigen land omzetbelasting aangeven.

Kijk in de Toelichting bij de aangifte omzetbelasting welke diensten u niet opneemt in uw
btw-aangifte en uw opgaaf ICP. U  kunt ook het hulpmiddel 'Diensten in en uit het
buitenland' gebruiken als u wilt weten of u de btw over een dienst moet aangeven.

Levert u een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel vanuit Nederland aan een particulier of
een rechtspersoon -zoals een nv, bv of stichting die geen ondernemer is voor de btw in een
ander EU-land? Lees dan in de toelichting wat u in dat geval moet doen.

Is het bedrag aan intracommunautaire leveringen van goederen meer dan € 1.200.000 per
jaar? Dan moet u deze leveringen maandelijks opgeven aan het Centraal Bureau voor de
Statistiek (CBS).

0%-tarief
Voor de intracommunautaire leveringen van goederen mag u het 0%-tarief toepassen. U moet
dan wel voldoen aan de volgende 2 voorwaarden:

* U kunt aan de hand van uw administratie aantonen dat de goederen naar een ander EU-land
  zijn vervoerd.
* U kunt aantonen dat u goederen hebt geleverd aan een ondernemer met een geldig
  btw-identificatienummer.

Let op!
Het bedrag dat u bij deze vraag invult, moet u specificeren in de opgaaf
intracommunautaire prestaties (ICP). U vindt de opgaaf ICP op Mijn Belastingdienst
Zakelijk.

3c. Installatie/afstandsverkopen binnen de EU

This doesn't apply to me.

Help text: 

Vul hier de omzet in van:

* het monteren of installeren van goederen in een ander EU-land
* de levering van goederen in andere EU-landen volgens de regeling van afstandsverkopen

Bij installatie en montage van goederen moet u omzetbelasting betalen in het EU-land waar
de installatie of montage plaatsvindt. Is er sprake van afstandsverkopen, dan moet u
omzetbelasting betalen in het EU-land waar de goederen naartoe gaan.

4a. Leveringen/diensten uit landen buiten de EU

This applies to both the art-business and my business. Only use this when reverse VAT (verleggingsregeling) applies

  • Calculate VAT using the applicable Dutch VAT rate
  • Also include this VAT amount at 5. Voorbelasting: This way, you effectively don't pay VAT
  • This is why the administration has an account VAT Pretax Outside EU: To keep track of these VAT amounts that are added here, and need to be subtracted at 5.

When VAT is included?

Unfortunately, it might happen that foreign suppliers do include VAT on their invoices. This happens frequently with suppliers within EU, but I am not sure if I recently had this with suppliers outside the EU. If it does happen, how to treat it?

Several approaches:

  1. The 'royal way': Use a special form from Belastingdienst to correct this. Last time I checked, it looked way too complicated
  2. Regard this as a domestic delivery and simply include the VAT (and similar costs) with Pretax. This isn't accurate neither honest: Money that has been payed to foreign authorities, is now claimed back from the Dutch authorities, plus that foreign deliveries suddenly end up at the VAT submission as domestic deliveries
  3. Regard this as delivery from outside the EU, and apply VAT, as if it was without
  4. Just don't include such transactions here: These posts are about situations where reverse VAT is applied - transactions that do include VAT, don't belong here. In the bookkeeping, include the sales amount whereever it fits, but don't include any VAT. Regard this transaction as without VAT.

Until 2023.07.27, I used the third approach, but on this day I realise that the fourth approach is easier (because it doesn't involve administration), more accurate, easier, and effectively has the same result: Both approaches are VAT-neutral.

Help text 

Vul deze vraag in de volgende gevallen in:

* U hebt goederen ingevoerd van buiten de EU én u hebt daarbij gebruikgemaakt van de
  verleggingsregeling bij invoer. U doet dan aangifte ten invoer bij de Douane, maar de
  btw geeft u aan op uw btw-aangifte. Hiervoor hebt u een vergunning (artikel 23) nodig
  van ons. Bij bepaalde ruwe grondstoffen die in de wet zijn genoemd, is verlegging bij
  invoer verplicht. U hebt dan geen vergunning nodig.
* U hebt diensten afgenomen van een ondernemer van buiten de EU die de btw naar u heeft
  verlegd. U moet dan in Nederland btw aangeven.

Vul in de linkerkolom de waarde in van de goederen en diensten die van buiten de EU aan u
zijn geleverd. In de rechterkolom geeft u de btw aan. U hoeft deze bedragen niet te
splitsen naar de verschillende btw-tarieven.

De  btw rekent u zelf uit. Deze btw mag u vervolgens onder voorwaarden als voorbelasting
aftrekken. Per saldo betaalt u dan geen btw. Toch moet u dit veld en het veld 
'5b Voorbelasting' invullen.

Sources

4b. Leveringen/diensten uit landen binnen de EU

Use this for all EU invoices, when reverse VAT (BTW-verlegging) applies

  • See details at 4a - This works the same
  • This is why the bookkeeping has an account VAT Pretax EU: To keep track of the amounts that are added at 4b and subtracted at 5
  • In situations where VAT is charged: Don't include these here in the VAT submission - It's not what they asked for here. Just book the purchase without as if it is without VAT.

Help text 

Vul deze vraag in de volgende gevallen in:

* U hebt goederen gekocht van ondernemers uit andere EU-landen en die goederen zijn naar
  Nederland vervoerd. U verricht in Nederland een intracommunautaire verwerving. U moet
  dan in Nederland omzetbelasting aangeven. Uw leverancier heeft geen buitenlandse
  omzetbelasting in rekening gebracht.
* U hebt diensten afgenomen van een ondernemer uit een ander EU-land die de belasting naar
  u heeft verlegd. U moet dan in Nederland omzetbelasting aangeven.

Vul in de linkerkolom de aankoopprijs in van de goederen en diensten die van binnen de EU
aan u zijn geleverd. In de rechterkolom geeft u de omzetbelasting aan. U hoeft deze
bedragen niet te splitsen naar de verschillende btw-tarieven.

De  btw rekent u zelf uit. Deze btw mag u vervolgens onder voorwaarden als voorbelasting
aftrekken. Per saldo betaalt u dan geen btw. Toch moet u dit veld en het veld 
'5b Voorbelasting' invullen.

Screen 4: Voorbelasting

This is the easy - and fun - part.

Voorbelasting - Pretax

5a. Verschuldigde omzetbelasting (rubrieken 1 t/m 4)

This field is automatically filled in. How I think it is calculated: 

1a - Omzetbelasting
1b - Omzetbelasting
1c - Omzetbelasting
1d - Omzetbelasting
2a - Omzetbelasting

4a - Omzetbelasting - Also include this amount at Voorbelasting
4b - Omzetbelasting - Also include this amount at Voorbelasting
---------------------
     Sum

Help text: 

Dit bedrag is een optelsom van de bedragen aan omzetbelasting die u op de vorige schermen
hebt ingevuld.

5b. Voorbelasting

  • Include all domestically payed pretax
  • Include VAT amounts from 4a - VAT and 4b - VAT

Help text 

Voorbelasting is Nederlandse omzetbelasting op goederen en diensten die u voor uw
onderneming hebt aangeschaft of afgenomen.

Let op!
Niet alle voorbelasting is aftrekbaar. Waar de voorbelasting uit bestaat en aan welke
voorwaarden u moet voldoen leest u in de Toelichting bij de aangifte omzetbelasting.

Fraude melden
Als ondernemer kunt u ongemerkt betrokken raken bij btw-carrouselfraude. Bij deze vorm van
fraude draagt een ondernemer geen omzetbelasting af aan de Belastingdienst, terwijl hij
die belasting wel aan u in rekening brengt. En dat kan voor u vervelende gevolgen hebben.
Normaal gesproken kunt u omzetbelasting die u betaalt over uw inkoop en kosten, aftrekken
als voorbelasting. Als u wist of had moeten weten dat u betrokken was bij
btw-carrouselfraude, dan kunnen wij u deze btw-aftrek weigeren.

Vermoedt u dat u betrokken bent bij btw-carrouselfraude? Meld ons dat dan via de
BelastingTelefoon: 0800 - 0543 of vanuit het buitenland +31 555 385 385. Voorbeelden van
btw-carrouselfraude vindt u op www.belastingdienst.nl.

Totaal te betalen

Calculation: 

1a-VAT
5b            -/-
-----------------
Totaal te betalen

Note that 5b on its turn, comprises of: 

4a-VAT
4b-VAT +/+
Domestically incurred pretax +/+
--------------------------------
5b

Deliveries to consumers in the EU including VAT

What to do with deliveries to consumers in the EU that include VAT? There doesn't seem to be a place on this form to submit such amounts, and I'm quite sure the Belastingdienst doesn't want me to keep those VAT charges to myself.

Answer: You have to do VAT submissions in those countries, using the Unieregeling. See the sources below: They're really good.

Sources

Questions

See also

Sources

Overgenomen van "https://wiki.devliegendebrigade.nl/index.php?title=VAT_submission&oldid=36378"