TaskAlot 2.0 (Notion)
TaskAlot wordt m'n eigen taak- & projectmanagement-systeem dat ik in Notion ontwikkel. De reden om dit artikel te schrijven: Ik heb de indruk dat het hier handig is om dingen eerst op te schrijven, omdat ik in Notion soms verdwaal in m'n eigen wensen, maar ook in m'n eigen vraagstukken. Vooral nu (maart 2022) dit nog redelijk nieuw voor me is.
Dit artikel is beperkt tot alleen beheer van taken & projecten. Het is aanlokkelijk om zo'n systeem eindeloos uitgebreid te maken. Maar niet nu.
Achtergrond
 In januari en februari 2022, gebruikte ik bij wijze van experiment, PostIt-papiertjes voor planning. De reden om m'n planning op zo'n ouderwetse manier bij te houden: Het is visueler dan op een beeldscherm. Het beviel goed, behalve dat het locatie-gebonden is. Dat wil ik toch graag anders. En dat leek me een mooi project om weer 's met Notion aan de slag te gaan |
Functioneel ontwerp - Wel
Versie 1.0 heb ik begin 2022 gemaakt. Ziet er prima uit, maar heeft wat inconsistenties en is een beetje een rommeltje geworden. Dit zijn de specificaties voor TaskAlot 2.0. Deze heb ik beperkt gehouden: Ik wil iets hebben dat ik vandaag nog kan gebruiken. Niet iets dat zo perfect is, dat het nooit klaar voor gebruik zal zijn.
Alleen voor mezelf
Geen dingen die ik ga delen met andere personen. Da's iets voor een toekomstige versie.
Kanban-board op categorie- & projectbasis
- Dit is de basis: Een kanban-board op categorie- & projectbasis
- Dit is ongeveer wat je in de afbeeldingen met PostIt-papiertjes ziet. Daar zitten nog twee extra dingen: Apart lijstje met terugkerende zaken + sortering per categorie en projecten
- Om te kunnen sorteren op categorie én projecten: Waarschijnlijk handig om per categorie een aparte view aan te maken en deze te incorporeren in één pagina
Trello-style kladpapier
Ik gebruik Trello vooral als veredeld kladpapier. Die functionaliteit wil ik graag ook in Notion hebben. Dit zal geen probleem zijn:
- In TaskAlot 1.0 heb ik al gemerkt dat heel gemakkelijk is om een nieuwe taak toe te voegen waarbij de standaard-velden al een relevante waarde hebben: Als je in de huiste rij en kolom een nieuwe taak aanmaakt, neemt het automatisch de eigenschappen van die rij en kolom over - Heel handig
- Een taak is zo'n 'rich' object binnen Notion, dus ik kan me daar helemaal op uitleveren.
Terugkerende taken
Ik zou het handig vinden om terugkerende taken te kunnen vermelden, maar niet geavanceerder dan via PostIt-papiertjes.
Sommige kolommen kunnen weglaten
- Handig als de kolom Opgeleverd niet altijd getoond hoeft te worden, want vaak niet relevant
- Idem voor kolom met items zonder indeling.
Functioneel ontwerp - Niet
Breindepot
Leuk voor later.
Koppeling taken & projecten
Je hebt vanzelf al een koppeling van taak naar project en categorie. Dat is niet iets wat verdere aandacht vereist.
Beperkte gebruikersrechten - Privé + zakelijk combineren
- Kan ik privé & zakelijke dingen in één systeem onderbrengen? Uiteraard kan dat. Da's de verkeerde vrag
- Kan ik andere mensen toegang geven tot gedeeltes van het systeem? Zodat ze bv. wel toegang hebben tot het zakelijke gedeelte (en daarbinnen liefst ook slechts gedeeltes), maar niet tot privé-gedeeltes
Daglijst
Ik werk graag per dag met een tekstbestand: Dat vind ik flexibeler en prettiger dan werken met een agenda zoals Google Calendar.
Agenda-view
Zou interessant zijn, zodat ik niet apart een agenda hoef bij te houden in Google Calendar zoals ik dat nu doe.
Design bevriezen
- In Notion kan ik op elk moment een bestaand ontwerp aanpassen. Da's handig tijdens ontwikkelen, maar niet zo handig tijdens operationeel gebruik
- Daarnaast vind ik de interface vaak rommelig door de overdaad aan knoppen.
Voor ideeën: Locking (Notion).
Technisch ontwerp
- In Notion, there is no difference between a table's name and the title that users see ⇒ Give tables a user-friendly name, mostly plural. E.g.: Categories in stead of Category
Tabel "Categories"
- It's a separate table and not just a locally populated dropdown-box, although that would have been probably quite as good
- I just kept the two default columns: Name & Tags
- In TaskAlot 1.0, there was a column Sort order: I don't think I need that anymore
Tabel "Members"
- Locally populated dropdown-box, type multi-select: Sometimes multiple people are associated with a given task
- Locally populated fields are always only a name + color. No image or other info.
Locall populated vs. lookup
Ik weet niet meer waarom ik uiteindelijk heb gekozen voor locally populated waardes. Misschien omdat het er netter uitziet.
Tabel "Projects"
Tabel "Tasks"
Velden:
| Naam | Opmerkingen |
|---|---|
| Name | Default |
| Tags | Default - niet verwijderen |
| Members | Relation to Members |
| Kanban state | Lookup-field with fixed content: I don't think it's worthwhile to make the content more flexible |
| Category | Relation |
| Project | Relation |
| Date added | Data-field. Maybe it should be a formula-field, but that's maybe something for later |
Zie ook
- Hoofdpagina#Notion
- TaskAlot 1.0 (Notion)
- Task manager Thomas Frank (Notion) - Waarschijnlijk de belangrijkste bron voor dit artikel
- Use cases (Notion) - Een hele aardige beschrijving van wat ik wil kunnen met dit systeem