Projectmanagement (2021)
Projectnamen
Niets zo onhandig, als refereren naar een grootheid zonder naam. Daarom geef ik projecten vrijwel meestal een naam. En dan liefst korte namen, waaraan ik gelijk kan zien dat het een project betreft. Voorbeelden:
|
|
Waar ik die namen zoal gebruik:
- Titels van Trello-borden
- Urenadministratie
- Namen van mappen en/of bestanden (projecten zijn voor mij primair georganiseerd middels mappen & bestanden)
- Namen van emailmappen. Overigens: Je kunt geen punten gebruiken in de namen van emailmappen. De naam van de emailmap voor BizDev4.1 wordt dan BizDev4_1 of BizDev41 - Dat is nog nooit een issue geweest.
Helaas heb ik de gewoonte om de namen van projecten nogal eens aan te passen. Ik denk dat dit een slechte gewoonte is, want het leid tot verwarring en is zonde van de tijd.
Basis: Mappen & bestanden
Begin 2020 heb ik me verdiept in wat voor mij de beste manier is om gegevens te beheren. Dingen die je offline bewaard en dingen die je online bewaard, kun je namelijk niet naadloos met elkaar integreren. Conclusie: De basis bestaat voor mij uit mappen & bestanden.
Verdeel & heers - Opsplitsen in projecten
Ik vind het vaak lastig om een 'brei' aan werkzaamheden en doelen op een effectieve manier onder te brengen in projecten. Daarbij is het doel, om het beheersbaar te maken:
Zorg voor onderscheid - Vermijd ambivalentie
De reikwijdte van een project moet glashelder en intuïtief duidelijk zijn. Illustratie:
- Hoort taak XYZ bij ProjectA of ProjectB?
en de tegenhanger hiervan:
- Waar stond in hemelsnaam taak XYZ???
Op het moment dat het onderscheid tussen projecten niet duidelijk is, vind ik het heel lastig werken. Het kost me dan veel moeite om op gang te komen, en dat is killing voor mij.
Voorbeeld (okt. 2020)
- Voor een klant had ik projecten xInstantiate en xGrow. Dat eerste project betrof klonen van een bestaande site naar nieuwe sites. Dat tweede project betrof onderhoud en verbeteren van bestaande sites
- In de praktijk was het onduidelijk of een bepaalde taak betrekking had op nieuwe sites of bestaande sites
- Voorbeeld: Verbeteren van taalfouten in de bron-site, viel dat onder xInstantiate (want daar was het voor bedoeld), of xGrow, want het betrof immers werkzaamheden aan een bestaande site.
Uiteindelijk heb ik deze twee projecten samengevoegd onder de naam xGrow (ik heb dus de bestaande naam van een van de projecten gebruikt).
Houd het klein & beheersbaar
In weerwil van wat hiervoor stond: Projecten maar eindeloos groot laten worden, is ook niet te doen:
- Al is het maar, omdat Trello (wat ik toevallig vaak gebruik voor projectmanagement) te onoverzichtelijk wordt
- Op het moment dat een project te rigide wordt, omdat alles met alles lijkt samen te hangen, is het project misschien te groot geworden
- Op het moment dat de structuur van een project (=boards in Trello) te ingewikkeld wordt, is een project misschien te groot geworden - Loosely coupled vs. tightly integrated
Een truuk die soms helpt in deze situatie: Project opsplitsen in bv. ProjX2020Q2 en ProjX2020Q3, etc.
Wanneer is een project te groot?
In het vorige hoofdstuk werd gesproken over het opsplitsen van projecten in kleinere projecten, en de risico's die dat met zich meebrengt. Hier kijken we naar de tegenovergestelde situatie: Wat is het probleem als projecten te groot zijn. Hiermee wordt niet bedoeld dat een project te complex of groot is om door mij in m'n eentje nog gemanaged te worden. Het gaat om de scope van een project die te groot is.
Een paar indicaties dat een project misschien te groot is gedefineerd. Merk op dat ze bijna allemaal met Trello te maken hebben: Da's een belangrijke practische tool voor mij:
- Te veel scrollen binnen lijsten in Trello: Meestal heb ik in Trello een lijst werkvoorraad, of backlog. Op het moment dat deze lijst te groot wordt (dus dat je flink moet scrollen), is het een indicatie dat een project te groot is
- Te veel werkvoorraad-lijsten in Trello: Als ik aparte lijsten heb zoals Werkvoorraad - Added wk 41-43, Werkvoorraad - Added wk 44-46, etc. dan is een project misschien te groot
- Te veel oude items in Trello: Als in lijsten (vooraal Werkvoorraad en zoiets als Brainstorm of Grote lijnen) veel items staan die niet meer actueel zijn, of waarvan ik niet weet wat er bedoeld is, is een project waarschijnlijk te groot
- Eindeloos lijsten in Trello: Als er eindeloos lijsten zijn met opgeleverde taken (bv. OK - Wk 12, Ok - Wk 13, etc.) en ik me het leblazerus moet scrollen van rechts naar links als ik een nieuwe lijst heb aangemaakt, is een project misschien te groot
- → Geen overzicht meer: Als ik de samenhang tussen bepaalde items niet meer kan zien. Voorbeeld okt. 2020: Project Brushtour bevat oa. werkzaamheden die betrekking hebben op gSh & gMC, maar ik heb daar geen goed overzicht van, omdat het in Trello in één board zit met nog een hoop andere bezigheden → Op 30 okt. 2020 apart project van gemaakt. Ik ben benieuwd.
- Status moeilijk te achterhalen: Dit is een variatie op het punt hiervoor: Als ik van een bepaalde activiteit of persoon, niet meer wat wat de status is. En vooral: Als ik daar niet gemakkelijk achter kan komen. Goed voorbeeld: Tekstschrijven in schermafdruk hiernaast.
Casus: Okt. 2020
Projectafronding
Zie Projectafronding