Projectmanagement (2021)
Wat is een project?
- Een project is een gecoördineerde inspanning om tot een bepaald resultaat te komen
- Het heeft veel te maken met plannen en planmatig werken
Begin & einde
Een project heeft een begin en een einde:
- Als een project geen einde heeft, wordt dat heel raar qua managing: Bv. een Trello-board dat eindeloos groeit - en daardoor onbeheersbaar wordt
- Als een activiteit eindeloos doorloopt, is het dus geen project
- Niet duidelijk of iets wel of niet eindeloos doorloopt, maar toch lijkt het een project? Geef het een timestamp. Bv. Administratie2020 is opeens wel een project, want het is nu eindig geworden.
Ik ken geen goede naam voor activiteiten in een bedrijf, die geen projecten zijn. Operationale activiteiten? Of gewoon de omschrijving van de activiteiten, zoals BizDev of Dagelijkse overhead?
Fases
- Tijdens m'n studie in Delft leerde ik, dat projecten uit fases bestaan, en dat je die fases lineair doorloopt
- De laatste fases waren zoiets als oplevering en afronding. De eerste fase had misschien iets met definitie of opstart te maken
- Ik geloof niet in het lineair doorlopen van een project. Vooral rondom software-ontwikkeling, worden sommige fases iteratief herhaald
- Vaak maak ik geen onderscheid in fases.
Projectnamen
Niets zo onhandig, als refereren naar een grootheid zonder naam. Daarom geef ik projecten vrijwel meestal een naam. En dan liefst korte namen, waaraan ik gelijk kan zien dat het een project betreft. Voorbeelden:
|
|
Waar ik die namen zoal gebruik:
- Titels van Trello-borden
- Urenadministratie
- Namen van mappen en/of bestanden (projecten zijn voor mij primair georganiseerd middels mappen & bestanden)
- Namen van emailmappen. Overigens: Je kunt geen punten gebruiken in de namen van emailmappen. De naam van de emailmap voor BizDev4.1 wordt dan BizDev4_1 of BizDev41 - Dat is nog nooit een issue geweest.
Helaas heb ik de gewoonte om de namen van projecten nogal eens aan te passen. Ik denk dat dit een slechte gewoonte is, want het leid tot verwarring en is zonde van de tijd.
Basis: Mappen & bestanden
Begin 2020 heb ik me verdiept in wat voor mij de beste manier is om gegevens te beheren. Dingen die je offline bewaard en dingen die je online bewaard, kun je namelijk niet naadloos met elkaar integreren. Conclusie: De basis bestaat voor mij uit mappen & bestanden.
Verdeel & heers - Opsplitsen in projecten?
Ik vind het vaak lastig om een 'brei' aan werkzaamheden en doelen op een effectieve manier onder te brengen in projecten. Daarbij is het doel, om het beheersbaar te maken:
Zorg voor onderscheid - Vermijd overlap
De reikwijdte van een project, moet intuïtief duidelijk zijn. Het moet glashelder zijn. Illustratie:
- Hoort taak XYZ bij ProjectA of ProjectB?
en de tegenhanger hiervan:
- Waar stond in hemelsnaam taak XYZ???
Op het moment dat het onderscheid tussen projecten niet duidelijk is, vind ik het heel lastig werken: De erge