Workshop Productiviteit Dennis Buist - Jan. 2016

Uit De Vliegende Brigade
Ga naar: navigatie, zoeken

Op 6 januari 2016 gaf Dennis Buist van het gelijknamige bedrijf een workshop bij BovenDeBalie:

Het probleem: Tijd is eindig

Uiteraard is het een cliché dat we het steeds drukker hebben. Daar komt bij dat de hoeveelheid impulsen die we per tijdseenheid te verwerken krijgen, ergens in de afgelopen paar jaar een kritische grens schijnt te zijn gepasseerd, waardoor we als mens definitief de strijd hebben verloren om alle informatie die op ons afkomt, te kunnen behapstukken.

Vertaalt naar productiviteit, lopen we eens te meer tegen het probleem op, dat tijd eindig is: Eenmaal vergane tijd keert niet weer.

De oplossing: Tijd & energie zijn uitwisselbaar

Welliswaar is tijd eindig, maar daar staat tegenover dat tijd relatief is in de zin van het rendement van de tijd, en daar is vaak flink winst te behalen. Sterker nog: Dit rendement is mede wat flink verstoord wordt door het constante informatiebombardement waar we aan bloot staan, maar daar later meer over.

Twee voorbeelden:

  • Wat is de waarde van tijd als je slaapwandelend met je mobieltje aan het klooien bent?
  • Wat is de waarde van tijd als je na een goede nachtrust 's morgensvroeg supergeconcentreerd en met veel plezier iets doet wat precies bij je past?

De factoren die het 'rendement' van tijd bepalen, worden in dit artikel beschouwd als een vorm van energie.

Vier vormen van energie

  1. Fysieke energie - Gewoon, lichamelijk
  2. Emotionele energie - Kwaliteit van je energie
  3. Mentale energie - Focus
  4. Spirituele energie - Waarom?

Are you headed for an energy crisis?

Een vragenlijst om je energiehuishouding te inventariseren:

Lichamelijke energie

  • I don’t regularly get at least seven to eight hours of sleep, and I often wake up feeling tired.
  • I frequently skip breakfast, or I settle for something that isn’t nutritious.
  • I don’t work out enough (meaning cardiovascular training at least three times a week and strength training at least once a week).
  • I don’t take regular breaks during the day to truly renew and recharge or I often eat lunch at my desk, if I eat it at all.

Emotionele energie

  • I frequently find myself feeling irritable, impatient, or anxious at work, especially when work is demanding
  • I don’t have enough time with my family and loved ones, and when I’m with them my thoughts are often on other things
  • I have too little time for the activities that I most deeply enjoy
  • I don’t stop frequently enough to express my appreciation to others or to savour my accomplishments and blessings.

Mentale energie

  • I have difficulty focusing on one thing at a time, and I am easily distracted during the day, especially by e-mail.
  • I spend much of my day reacting to immediate crises and demands rather than focusing on activities with longer-term value and high leverage.
  • I don’t take enough time for reflection, strategizing, and creative thinking.
  • I work in the evenings or on weekends, and I almost never take an e-mail–free vacation.

Spirituele energie

  • I don’t spend enough time at work doing what I do best and enjoy most.
  • There are significant gaps between what I say is most important to me in my life and how I actually allocate my time and energy.
  • My decisions at work are more often influenced by external demands than by a strong, clear sense of my own purpose.
  • I don’t invest enough time and energy in making a positive difference to others or to the world.

Evaluatie - Per categorie

Tel per categorie het aantal keren dat je je herkend in een uitspraak:

  • 0: Excellent energy management skills
  • 1: Strong energy management skills
  • 2: Significant deficits
  • 3: Poor energy management skills
  • 4: A full-fledged energy crisis

Evaluatie - Totaalscore

Tel voor alle categorieën het aantal keer dat je je herkent in de uitspraken. Wat de score zegt:

  • 0–3: Excellent energy management skills
  • 4–6: Reasonable energy management skills
  • 7–10: Significant energy management deficits
  • 11–16: A full-fledged energy management crisis.

Energie-deficiëntie?

Het diagrammetje iets verderop illustreert wat de eindstadia zijn als de energie-huishouding niet klopt. Maar gelukkig was de kokende kikker zo vriendelijk om dit punt op zijn eigen onnavolgbare manier te illustreren:

Als je een kikker in een pan met kokend water gooit, springt-ie er gelijk uit. 
Doe je 'm echter in een pan met koud water doet, en je verwarmt dat water tot
aan het kookpunt, dan kookt de kikker dood: Hij gaat zich steeds aanpassen 
zonder door te hebben dat hij het niet overleeft.

Waarom is verandering moeilijk?

Mocht je geen probleem hebben tav. energie, dan is dit artikel verder niet voor jou bedoeld. Mocht dat toch anders liggen, dan roept dat wellicht de vraag op waarom is het moeilijk om (gewoontes) te veranderen?

  • Ergens in onze hersenen is verandering geassociëerd met gevaar
  • Wilskracht is beperkt.

Verderop komt dit onderwerp opnieuw aan bod.

Fysieke energie

Fysieke energie heeft te maken met écht rust nemen. Niet te verwarren met mentale energie.

Eigen voorbeelden

Uit eigen ervaring weet ik, dat dit aspecten van fysieke energie betreffen:

  • Nachtrust: Of ik wel of niet voldoende heb geslapen
  • Slaapdronken: Of ik me heb verslapen: 'Slaapdronken' of 'slaapkater'
  • Zoetigheid: Of ik wel of niet veel zoetigheid heb gegeten: Dan heb ik (ook voor mentale activiteiten) steeds maar héél kort energie
  • Zware maaltijd: Een zware maaltijd qua vet
  • Warmte: Te warm op kantoor: Daar kan ik ontzettend moe van worden, niet te verwarren met slaperig, maar echt moe, op een manier die niet te onderscheiden is van te weinig emotionele energie of mentale energie. Bij het testen hiervan (voorjaar 2017) ben ik op een gegeven moment tussendoor een half uur wezen mediteren. Daarna was m'n focus super, maar ik was nog steeds moe. Zo snel ik thuis was, was het probleem verdwenen (thuis was het koel). Na nog een paar testen bleek de temperatuur op kantoor het probleem te zijn.

Bijtanken

Een paar ideeën om je fysieke energie aan te vullen - dubieus lijstje, btw:

  • Slapen
  • Ademhalingsoefening - bv. met hyperventileren of juist bewust rustiger ademen
  • Hardlopen
  • Massage?
  • Rekken & strekken tijdens wachten op kokend water thuis voor thee
  • Wandelingetje
  • Yoga?
  • Neem elke 90-120 minuten een pauze? Dat sluit namelijk aan bij een waak-slaap-rithme (Circadiaans ritme?)
  • Meditatie → Lijkt me meer iets voor mentale energie
  • Stream-of-consciens-schrijven → Lijkt me niet iets fysieks.

Mentale energie = focus

Mentale energie heeft betrekking op het focussen van de energie. En dat is een mentale aangelegenheid.

Waarom wil focus niet altijd lukken?

  • Innerlijke onrust
  • Verleidingen, afleiding
  • Multitasken

Mentale energie - Multitasking werkt niet

Oefening om te illustreren dat multitasking niet werkt:

  1. Schrijf de cijfers 1-23 op en daaronder het woord multitasken - Hoe lang duurde het?
  2. Schrijf de cijfers 1-23 op en daaronder het woord multitasken, maar nu om en om een cijfer en een letter - Hoe lang duurde het?

Gemoedstoestanden-diagram

Ik weet niet meer precies waar de verticale as voor stond:

                                       Actief?
                                  Naar buiten gekeerd?
                                          |
                        Rusteloosheid     |       Enthousiast
                        Geïrriteerd?      |       Vrolijk
                        Ontevreden?       |       Optimistisch
                        Angst             |       Euforisch
                                          |
Lage mentale energie         Survival - S | Performance - P           Hoge mentale energie
------------------------------------------+-----------------------------------------------
= zwak concentratievermogen   Burnout - B | Recovery - R      = sterk concentratievermogen
= geen controle over focus                |                   = sterke controle over focus
                                          |       
                        Burnout           |       Vredig
                        Suïcidaal?        |       Sereen
                        Apathisch         |       Gemoedsrust
                        Depressief        |       Dankbaarheid
                                          |       Hulpvaardig
                                          |       Kalm
                                          |
                                       Passief?
                                  Naar binnen gekeerd?

Overlevingsmodus - Wat je er tegen kunt doen

Bij te weinig mentale energie, schuif je geleidelijk op naar de overlevingsmodus oftewel survival-gemoedstoestand. Wat je er zoal tegen kunt doen:

  • Dankbaarheid
  • Waarderen uitspreken naar andere mensen
  • Bewust zijn van je successen, bv. door ze op te schrijven.

Mentale energie verbeteren

Enkele suggesties:

  • Notificaties uitzetten
  • Emailprogramma uitzetten
  • Emailprogramma in offline-modus laten opstarten
  • Timer gebruiken bij werk
  • Aan mensen in je omgeving laten weten dat je slechts op vaste tijden email/tekst/sociale media raadpleegt, zodat ze hun verwachtingen navenant kunnen bijwerken
  • Email maar één keer per dag lezen (oid.)
  • Geen sociale media
  • Geen smartphone
  • Meditatie
  • Mindfulness - Alles met volle aandacht doen
  • Geen muziek tijdens het werk?
  • Gebruik een app waarbij toegang tot sites gedurende werktijden wordt geblokkeerd, zoals Freedom
  • Mobieltje in vliegtuig-modus als je 'm niet op dat moment nodig hebt
  • Planning voor de dag op een papiertje op je bureau bijhouden → Dit hoor ik van meer mensen
  • Schrijven - Stream-of-consciousness
  • Onnodige vensters sluiten op je computer als je werkt
  • Afleiding-arme tekstverwerkers gebruiken
  • Niet met mobieltje spelen op het toilet
  • Met aandacht eten
  • Slapen → Ook fysieke energie
  • Met collega's afspreken dat je bv. tijdens programmeerklussen niet aanspreekbaar bent.

Verder: 's Morgens ben je het meest productief. Dus belangrijk om juist dan je niet te laten afleiden door bijzaken.

Latere toevoegingen:

  • Geen email-nieuwsbrieven meer ontvangen

Een nieuwe gewoonte aanleren

Hoe doe je dat?

  1. Eén gewoonte tegelijkertijd
  2. Wees specifiek
  3. Neem een gepaste eerste stap
  4. Meet je vooruitgang
  5. Deel dit met anderen
  6. Verwacht tegenstand - Net als een raket: 95% van de energie wordt gebruikt voor de eerste kilometers

Ook: Incorporeer de nieuwe gewoon in de bestaande context/structuur/gewoontes

Voorbeeld: Planmatig opstaan

  1. Eén ding tegelijkertijd: Plannmatig opstaan. Niet ook nog 10 andere dingen
  2. Specifiek: Zeven dagen per week opstaan zoals de avond vantevoren bepaald
  3. Gepaste eerste stap: Beginnen op het moment dat ik de volgende dag vroeg op moet ivm. een afspraak + zorgen dat ik die hele dag buiten de deur ben + project van maken + kruidenthee in huis halen en vanaf 20:00 geen caffeïne meer nuttigen + niet meer in bed filmpjes kijken
  4. Meet je vooruitgang: In agenda bijhouden hoeveel dagen ik al planmatig ben opgestaan
  5. Deel dit met andere mensen
  6. Verwacht tegenstand: Op elk moment er een project van kunnen maken en meer tijd kunnen besteden aan evaluatie en verbetering.

Voorbeeld: Geen inkomende berichten tijdens werk

  1. Eén ding tegelijkertijd: -
  2. Specifiek: Email 's morgens lezen; na lunch; 's avonds aan het eind van de werkdag. De rest van de dag niet tijdens werk, tenzij ik bv. een telefoontje verwacht dat niet was ingeplanned. Buiten die tijden staat m'n mobieltje op vliegtuig-modues + zonder wifi. Email staat op offline-modus. Ik check geen sociale media als ik werk
  3. Gepaste eerste stap: In het begin niet moeilijk doen als ik een telefoontje verwacht
  4. Meet je vooruitgang: ?
  5. Deel dit met anderen: Autotext email
  6. Verwacht tegenstand: Er een project van maken zo snel ik merk dat het niet lukt.

Wilskracht is beperkt en raakt op

Dennis gaf het voorbeeld van een experiment waarbij mensen tijdens een klus konden kiezen tussen fruit en snoep als snacks. Daarna moesten ze iets lastigs doen. De mensen die voor het fruit hadden gekozen, hielden dat korter voor: Ze hadden al een deel van hun wilskracht verbruikt door weerstand te bieden tegen het fruit.

Wat is wilskracht?

  • Is het een vorm van energie?
  • Is het hetzelfde als mentale energie? Waarom niet?
  • Wilskracht lijk je te kunnen aanvullen op dezelfde manier als fysieke energie, oa. door te slapen
  • In de taal lijkt er een verband te zijn tussen wilskracht en focus via de uitdrukking single-mindedness. Andersom geldt ook: Iemand wiens aandacht versnippert is, is willoos en niet in staat bewuste keuzes te maken.

Zie ook

Bestanden

Bronnen